GESTIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO

modela el flujo de trabajo

Utilizando BPMN (el estándar internacional de modelado) y un sencillo modelador visual puedes definir el flujo de trabajo del proceso de acuerdo con la realidad de tu organización. Combina tareas, gestión del tiempo, reglas de negocio y notificaciones sin necesidad de escribir una sola línea de código.

EJECUTA EL PROCESO

Las personas recibirán sus tareas pendientes en su Bandeja de Entrada. A medida que la instancia de proceso se mueve a lo largo del flujo de trabajo, cada tarea se asignará a un usuario automáticamente de acuerdo a la configuración. Las tareas incluyen campos, adjuntos y comentarios. Mediante filtros y búsquedas puedes encontrar rápidamente lo que necesita e identificar qué tareas son más urgentes. Además puedes reasignar tareas cuando sea necesario y verificar la traza de auditoría.

DISEÑA EL FORMULARIO

Define los campos que deben ser completados en cada paso del proceso con un asombroso Form Builder. Se puede elegir entre múltiples tipos de campos y opciones de visibilidad para satisfacer todas las necesidades posibles. Valores por defecto, opciones cargadas automáticamente, etc.

ANALIZA TU ORGANIZACIÓN

Las estadísticas en tiempo real muestran cómo están funcionando los procesos en este momento: ¿Qué tareas están retrasando actualmente un proceso? ¿Qué usuarios/roles tienen asignadas más tareas? Los datos históricos te ayudarán a tomar mejores decisiones utilizando información como la cantidad de procesos lanzados, cuántos se completaron y qué tareas consumen más tiempo en promedio. Los Reportes a Medida te permitirá priorizar.

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CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO

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Los campos del formulario y las tareas del proceso pueden integrarse con sistemas externos a través de Zapier y Web Services (REST & SOAP). Cada vez que una instancia de proceso pasa por una etapa de flujo, puede enviarse una notificación a uno de sus sistemas. Una acción externa puede iniciar un nuevo proceso de forma automática. Los campos del formulario pueden ser completados automáticamente con datos externos y los archivos adjuntos pueden añadirse directamente desde Google Drive.

Las Bases de datos pueden ser utilizadas como hojas de cálculo para almacenar parámetros, datos compartidos entre procesos o simplemente centralizar información, inserta registros, realiza consultas y actualiza la información automáticamente utilizando métodos de la API.

Define si los campos del formulario deben ser obligatorios, editables, de sólo lectura u ocultos en función del valor de otro campo o de una decisión tomada. El formulario cambiará dinámicamente a medida que se completa. Para definir la lógica se utiliza JavaScript y funciones especiales propia de esta solución.

Añade puntos de decisión al flujo de trabajo para ajustar la trayectoria según determinadas condiciones (por ejemplo, valores de campos, decisiones tomadas o una combinación de ambos). Configurar tareas concurrentes para introducir paralelismo.

Los temporizadores y las fechas de vencimiento permiten asegurarse de que el proceso se ejecutará de acuerdo a los plazos establecidos. Después de cierto tiempo de una fecha establecida, puedes reasignar la tarea, enviar una notificación o tomar las medidas necesarias para dar cumplimiento.

Puedes incluir correos electrónicos automatizados en cualquier etapa del flujo de trabajo, tanto para usuarios internos como externos. Personaliza los destinatarios, el asunto y mensaje del correo electrónico. Añade campos del formulario dentro del cuerpo del mensaje, que se sustituirán por el valor real una vez enviado.

La funcionalidad de suplencias, te permitirá definir un sustituto para un usuario en un determinado período de tiempo. El sustituto podrá completar las tareas en nombre del asignado original.